Dossieropbouw ontslag werknemer: hier moet u op letten als werkgever

Dossieropbouw bij ontslagPer 1 juli 2015 is het ontslagrecht versoepeld, echter makkelijk is uw werknemer ontslaan zeker niet. Als een werkgever om een onduidelijke reden of om een niet goed onderbouwde reden een werknemer wil ontslaan, wordt de aanvraag door de kantonrechter of door het UWV afgewezen. Maar hoe kom je als werkgever dan af van een werknemer die niet naar behoren functioneert? Hiervoor is een goed ontslagdossier nodig en dus dossieropbouw.

Wat is een ontslagdossier en wat is dossieropbouw?

Allereerst dient er van iedere werknemer een personeelsdossier te worden aangemaakt en bijgehouden. Hierin staan ondermeer het arbeidscontract en de sollicitatiebrieven. Het probleem ligt vaak niet bij  het aanmaken van het dossier, maar bij het bijhouden ervan. Dit kost behoorlijk wat tijd, waardoor dossieropbouw bij sommige werkgevers erbij wil inschieten. Om die reden hebben werkgevers vaak geen geschikt dossier voorhanden bij een ontslag van de werknemer. Het gevolg hiervan is dat het ontslag wordt afgewezen door het UWV of de kantonrechter.
In een personeelsdossier worden normaal gesproken diverse zaken bijgehouden zoals:
– ziekteverzuim;
– verslagen van beoordelingsgesprekken;
– documentatie over het functioneren van de werknemer (e-mails, brieven);
– verbeterplannen vanuit werkgever;
– schriftelijke waarschuwingen;
– gespreksverslagen tussen werkgever en werknemer.

Het belang van dossieropbouw bij ontslag

Het aanmaken van een personeelsdossier en het bijhouden ervan, is belangrijk voor een werkgever. Dit heeft de volgende voordelen: allereerst geeft goede dossieropbouw een positief signaal af aan de bovengemiddelde functionerende medewerkers. Daarnaast biedt een op juiste wijze opgebouwd ontslagdossier meer mogelijkheden en kans op een geslaagd ontslag van een disfunctionerende werknemer. In alle gevallen is goede dossieropbouw voor u als werkgever van groot belang.
In de praktijk zien wij regelmatig dat werkgevers pas beginnen met het opbouwen van een personeelsdossier op het moment dat het eigenlijk al laat is.
Ook komt het voor dat bijvoorbeeld een werknemer volgens de werkgever eigenlijk niet goed functioneert, maar dat hij (de werknemer dus) toch een goede jaarlijkse beoordeling krijgt, of in elk geval niks negatiefs wordt vermeld in het verslag van het functioneringsgesprek; dit ook, omdat dan de sfeer minder wordt.

Het nieuwe ontslagrecht en dossieropbouw

Door het nieuwe ontslagrecht is het vrijwel niet mogelijk zonder een goed en volledig dossier bij de kantonrechter of het UWV aan te komen.
Er wordt bij de kantonrechter en het UWV op het volgende getoetst:
• verbeterplannen, verslagen van de functioneringsgesprekken en beoordelingsgespreksverslagen
• herplaatsingsmogelijkheden
• scholingsgespreksverslagen
• gespreksverslagen met mogelijke oplossingen
• functiebeschrijving en goede arbeidsomstandigheden

Belangrijk voor werkgevers

Zoals u hierboven heeft kunnen lezen, is het aanmaken en bijhouden van een personeelsdossier van essentieel belang bij een ontslagprocedure. Begin hier als werkgever dus niet te laat mee en blijf dit gedurende het hele arbeidsproces doen, zodat er door de jaren heen een bruikbaar personeelsdossier wordt opgebouwd.
Advocatenkantoor Van Wessel kan werkgevers van het juiste advies voorzien bij het opbouwen van een ontslagdossier of uw vragen beantwoorden over dossieropbouw bij ontslag.
Heeft u nog vragen over dossieropbouw of is iets u niet helemaal duidelijk, neem dan gerust contact met ons op en wij helpen u verder.